Vorteile für kleine und mittlere Unternehmen

De-Mail soll das rechtsverbindliche, vertrauliche und authentische Versenden von Dokumenten und Nachrichten über das Internet ermöglichen. Besonders kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) können von dieser einfachen Lösung profitieren - ohne neue Software auf ihren Arbeitsplatzrechnern zu installieren. De-Mail setzt auf offene Schnittstellen, standardisierte Technologien, Weiternutzung vorhandener Systeme und Anwendung bekannter Prozesse.

Elektronische Kommunikation wird verbindlich.

Bislang werden geschäftsrelevante Nachrichten vorwiegend postalisch versendet, besonders dann, wenn der Eingang der Nachricht beim gewünschten Empfänger nachweisbar sein muss oder der Inhalt vertraulich ist. Denn E-Mail-Kommunikation hat eher unverbindlichen Charakter. Der Empfang einer E-Mail kann abgestritten werden, und es ist nicht in jedem Fall sichergestellt, dass eine E-Mail-Adresse wirklich dem gewünschten Empfänger gehört. Mit De-Mail hingegen soll die elektronische Kommunikation rechtsverbindlich sowie nachvollziehbar sein und - wenn nötig - auch vor Gericht Beweiskraft haben. Alle Kommunikationswege und die Datenspeicherung werden entsprechend den hohen Anforderungen der Zertifizierung abgesichert. Und: Die Identität hinter einer De-Mail-Adresse ist bei der Beantragung geprüft worden. Sie erreichen also wirklich den gewünschten Kommunikationspartner.

De-Mail optimiert Prozesse.

Unternehmensprozesse zeichnen sich bisher durch Medienbrüche aus, zum Beispiel:

• Ein Angebot wird am PC erstellt, anschließend am Drucker ausgedruckt.

• Per Post wird es an den Kunden geschickt und dort für die Akten eingescannt.

• Die Bestätigung des Angebotes wird wiederum per Post als Ausdruck zurückgesandt und hier ebenfalls zur Beweissicherung eingescannt und zusätzlich papiergebunden ablegt.

Dieser ständige Wechsel von Elektronik zu Papier führt zu erheblichen Prozessverzögerungen und verursacht immensen Aufwand. Mit De-Mail können Sie Ihre Prozesse ohne Medienbruch elektronisch abwickeln. Die Folge: Sie optimieren Ihre Prozesse und reduzieren Ihre Kosten.

De-Mail minimiert Transaktionskosten.

Der Versand von papiergebundenen Angeboten, Verträgen, Rechnungen und Mahnungen verursacht erhebliche Porto-, Bearbeitungs- und Aufbewahrungskosten.

Viele dieser Transaktionskosten entfallen durch De-Mail.

De-Mail basiert auf Standards.

Technische Innovationen erfordern im Regelfall Investitionen, die gerade für kleine und mittlere Unternehmen - besonders in Zeiten der Krise - keine hohe Priorität besitzen. De-Mail setzt ausschließlich auf Standardtechnologie und reduziert die notwendigen technischen Schnittstellen auf ein Mindestmaß. Damit können Sie hohe Integrationsaufwendungen vermeiden und zudem vorhandene Schnittstellen und Technologien für De-Mail nutzen.

Anwendungsfelder werden getestet.

Während der Pilotierungsphase in Friedrichshafen standen ausgewählte Anwendungsfelder für De-Mail zur Verfügung. Ermöglicht wurde die elektronische Kommunikation mit und zwischen Geschäftspartnern, Mitarbeitern, Behörden, Kammern und Verbänden.

• Geschäftspartner: Angebote, Verträge, Abnahmeerklärungen, Auftragsbestätigungen, Kostenvoranschläge usw.

• Mitarbeiter: Arbeitsverträge, Gehaltsmitteilungen, Personalangelegenheiten usw.

• Behörden: Steuerangelegenheiten, Statistikmeldungen, Visaangelegenheiten, Beschaffungswesen, Antragsverfahren usw.

• Kammern und Verbände: regelmäßige Meldungen, Anträge usw.